人事档案是机关事业单位工作人员个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。人事档案记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料，起着凭证、依据和参考的作用，在个人转正定级、职称申报等相关证明时，都需要使用档案。

多年来，绩溪县机关事业单位人事档案管理基本上都是以纸质化的档案收集为主。全县机关事业单位目前在编在岗工作人员4200余人，退休干部职工6000余人，纸质档案放在人社局档案室，重达数十吨，找一个人档案有时要花费近一个星期时间。加之每年招录（聘）三百余人，纸质档案基本上都有上千斤重，量大、收存占地点，档案建设过程中耗费大量人力、纸张，查阅不方便。又极易造成档案遗失，遇上白蚁或天灾人祸，后果不堪设想。

一、机关事业单位工作人员人事档案数字化建设的优点

工作人员人事档案数字化建设，运用信息化管理手段能够为工作人员人事管理工作提供更加及时、准确的信息，实现新时代档案管理模式的改革创新。工作人员人事档案数字化通过建立安全、高质量的工作人员档案信息库，完成对档案材料的收集、整理、保管、转递、统计、查阅等日常工作的数字化管理。实现工作人员人事档案由纸质档案变为数字档案，档案查借阅由线下审批变为线上审批，管理方式由传统管档变为现代化管档的转型升级。工作人员人事档案数字化，能够通过计算机实现干部人事档案的有效采集、材料收集归档、接收转递、日常查询等工作，从而提高了工作人员档案管理工作的质量和效率，进一步提升了档案信息的共享价值;工作人员人事档案数字化，可以减少纸质档案查阅的次数甚至不用查借阅纸质档案，进而实现对工作人员人事档案的保护。同时，工作人员人事档案数字化，有效地解决纸质档案查借阅过程中存在的耗时耗力等问题，能够提升效率并提升精准度，有助于干部考察和干部选拔任用工作。

二、机关事业单位工作人员人事档案数字化建设的具体建议

（一）提升对机关事业单位工作人员人事档案数字化工作的重视程度。人事档案数字化管理实现了对干部人事信息的永久保存，减少了传统纸质档案管理中人力物力投入，以高科技手段实现档案的高效管理。加大宣传力度，进一步认识到数字化建设的重要性和必要性，从而提高对档案数字化管理的专业能力。建立绩溪县机关事业单位工作人员电子档案管理工件组，监督此项工作的实施，县财政全额保障数字化档案管理的经费支持；

（二）完善规章制度体系建设。制定统一的兼具全面性和科学性的人事档案数字化管理工作规章制度，充分考虑到人事档案工作的特点及数字化管理的需要，结合实践经验，制定档案数字化流程规范说明，编制业务指导手册，进一步明确职责分工，规范工作规程与操作流程。电子档案以电子文件夹的方式命名，分类收集文件、痕迹图片；电子档案以文档、PDF（图片编辑为文档形式）为呈现形式。

（三）加强硬件基础设施建设。基础设施配备不足，除经济条件因素影响以外，主要原因是对人事档案管理意识不强，重视度不够，没有意识到一旦发生干部人事档案损毁的意外事件，将造成不可逆转的严重损失。加强硬件基础设施建设，提高人事档案数字化管理的规范性，保障数字档案的安全，

（四）完善健全档案管理风控机制。做好电子副本备份工作，在提高数字化信息安全性的同时，更加注意信息的一致性，避免档案被调阅的过程中出现篡改、撤换、增删等问题。操作过程中通过技术手段实现系统级多份拷贝。单位分由专人负责电子档案管理，以硬盘、网盘形式存放，一份电子档案多个备份发，以免因电脑、网络问题出现遗失。

（五）加强人才队伍建设。专业人才是做好工作的关键，不论是过去的传统纸质干部人事档案管理，还是档案数字化管理工作，都离不开业务能力强、整体素质高的管理人员。档案管理单位要培养选拔具备严格的组织纪律性、良好职业道德的人才，并通过培训不断提升其自身政治素养和综合素质，不断适应档案数字化管理发展的需要，为干部人事档案数字化发展提供有力的人才保障。